Tietosuojatiedote
Laatimispäivämäärä 12.5.2020
Tällä tiedotteella Riihimäen kaupunki kertoo siitä, kuinka kaupunki käsittelee palautepalvelun käyttäjien henkilötietoja. Rekisterinpitäjänä toimi Riihimäen kaupunki, Eteläinen Asemakatu 2, 11130 Riihimäki. www.riihimaki.fi, Puhelinvaihde: 019 758 4000, sähköposti: kirjaamo(at)riihimaki.fi, kaupungin tietosuojavastaavan sähköpostiosoite on: tietosuoja(at)riihimaki.fi
1. Mistä saamme tietoa?
Riihimäen kaupungin palautepalvelu on verkkosovellus, jonka avulla kuntalaiset voivat antaa sähköistä palautetta helposti ja nopeasti paikkatietotoiminnallisuuksia hyödyntäen. Sovellus mahdollistaa palautteen antamisen myös mobiilisti. Palautepalvelun käyttäjät antavat palautteen yhteydessä omat henkilötietonsa. Henkilötietoja käytetään palautteiden käsittelyyn.
2. Millaista tietoa tallennamme?
Riihimäen palautepalvelun rekisteri koostuu seuraavista tiedoista:
• Käyttäjätunnus ja salasana
• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Palautteen käsittelyyn liittyvät yhteydenpitotoiveet
• Annettujen palautteiden tiedot
• Palautteiden käsittelyvaiheet ja vastaukset
Tiedot vaihtelevat palautetyyppikohtaisesti.
3. Mihin tietoja käytetään?
Rekisterin käyttötarkoitus on Riihimäen kaupungin palautepalvelun toteuttaminen. Palvelussa lähetetään, käsitellään ja tilastoidaan palautteita. Saadun palautteen avulla tarjotaan kuntalaisille parempia palveluita.
4. Tietoja ei käytetä seuraavilla tavoilla
Profilointiin¹, eikä muuhun kuin tässä tiedotteessa kerrottuihin tarkoituksiin. Henkilötietoja ei kaupungin toiminnassa lähtökohtaisesti luovuteta EU:n alueen ulkopuolelle.
¹) tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon ja profilointiin siinä merkityksessä, kuin profilointia käytetään juridisena terminä henkilötietojen tietosuojan yhteydessä.
5. Kuinka kauan säilytämme tietoja?
Palautepalvelusta kerätty palaute- ja kuvamateriaali säilytetään ja pidetään verkossa näkyvillä käyttötarkoituksen ja oikeusperusteen mukaisesti niin kauan, kuin sillä on yleishyödyllistä merkitystä.
6. Kuka tietoja käsittelee?
Palautepalvelussa tietoja käsittelevät ne kaupungin työntekijät. Jokaiselle palautetyypille on nimetty vastuuhenkilö sekä hänelle varahenkilö, joiden tehtäviin kyseisen palautetyypin palautteisiin vastaaminen kuuluu.
Palautetyypistä riippuen kaupunki voi luovuttaa palautteen antajan yhteystietoja ulkopuolisille alihankkijoille, mikäli palautteenantaja on toivonut yhteydenottoa ja se on tarpeen palvelun toteuttamiseksi. Muissa tapauksissa kaupunki välittää palautteen ilman henkilötietojen luovutusta. Viranomaisille toimitetun tiedon julkisuus määritellään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) tai mahdollisen erityislain mukaan.
7. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen. EU tietosuoja-asetus (2016/679) Art.6.1e; Käsittely on lainmukaista silloin kun käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
8. Sinun oikeutesi rekisteröitynä
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja Riihimäen kaupunki on sinusta tallettanut. Tietopyyntö löytyy Riihimäen kaupungin julkisesta verkkopalvelusta (www.riihimaki.fi/tietosuoja) ja se tulee toimittaa täytettynä henkilökohtaisesti tai asianhoitajan välityksellä Riihimäen kaupungin palvelupisteeseen, Eteläinen Asemakatu 2, 11130 Riihimäki. Pyynnön jättäjän on esitettävä henkilöllisyystodistus pyynnön jättämisen yhteydessä.
Riihimäen kaupungille luotettava tietojenkäsittely on ehdoton perusedellytys kaikessa toiminnassa. Jos kuitenkin epäilet tietojasi käsiteltävän epäasiallisesti tai tiedoissasi on virheitä, voit tehdä kirjallisen korjaamisvaatimuksen (www.riihimaki.fi/tietosuoja) Riihimäen kaupungin palvelupisteessä, Eteläinen Asemakatu 2, 11130 Riihimäki. Vaatimuksen jättäjän on esitettävä henkilöllisyystodistus vaatimuksen jättämisen yhteydessä. Jos virheellisiä tietoja tai epäasiallista tietojen käsittelyä ei korjata, voit ottaa yhteyttä kunnan tietosuojavastaavaan tietosuoja(at)riihimaki.fi tai tehdä asiasta valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki. tietosuoja.fi
Sinulla on oikeus myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Käytännössä voit tehdä sen tietojen korjaamisvaatimuslomakkeella kirjoittamalla lomakkeen tietokenttään vastustavasi käsittelyä (www.riihimaki.fi/tietosuoja).
9. Tämän tiedotteen muuttaminen
Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tiedotetta aina kun päivitystarvetta ilmenee.
